訃報メール（社内・社外）の文例とNG集 – 遺族の心に寄り添う適切な連絡方法

突然の訃報に直面した時、「どのように連絡すればよいのか」「失礼のない文面はどう書けばよいのか」と悩まれる方は少なくありません。特に、故人への敬意を示しながら、必要な情報を正確に伝える訃報メールの作成は、悲しみの中にある遺族にとって大きな負担となります。

この記事で解決できる悩み：

• 社内・社外向けの適切な訃報メール文例が分かる
• 失礼にならない表現方法と避けるべきNG表現を理解できる
• 宗教・宗派による違いや配慮すべきポイントが明確になる
• 緊急時でも迅速かつ丁寧な対応ができるようになる
• 故人の尊厳を守りながら、関係者への適切な情報伝達が可能になる

訃報メールの基本原則と重要性

訃報連絡の社会的意義

訃報メールは単なる情報伝達ではありません。故人への最後の敬意表明であり、遺族への心からの哀悼の意を示す重要なコミュニケーションです。

【専門家の視点】葬儀ディレクターが語る訃報連絡の重要性

20年以上葬儀業界に携わる経験から申し上げると、適切な訃報連絡は「故人の社会的な最後の挨拶」としての意味を持ちます。不適切な表現や情報不足は、故人の名誉を傷つけるだけでなく、遺族の心情をさらに傷つける結果となります。特に昨今は、新型コロナウイルスの影響で葬儀の規模縮小が増加しており、訃報メールが唯一の「お別れの場」となるケースも多く見受けられます。

訃報メールの3つの基本要素

要素	内容	重要度
敬意と哀悼	故人への敬意と遺族への哀悼の意を適切に表現	★★★★★
正確な情報	通夜・葬儀の日時、場所、形式を明確に記載	★★★★★
配慮の表現	受信者の心情に配慮した丁寧で品格のある文面	★★★★☆

社内向け訃報メール文例集

【基本形】従業員の親族が逝去された場合

件名：【訃報】○○部○○課 ○○○○の親族ご逝去について

件名：【訃報】営業部営業課 田中太郎の父親ご逝去について

各位

お疲れ様です。人事部の○○です。

この度、営業部営業課の田中太郎の父親、田中一郎様（享年78歳）が、
○月○日（○曜日）午前○時○分にご逝去されました。

ここに謹んでお知らせするとともに、心よりご冥福をお祈り申し上げます。

なお、通夜・葬儀の詳細につきましては以下の通りです。

【通夜】
日時：○月○日（○曜日）午後6時より
場所：○○会館 ○○ホール
住所：〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
電話：000-0000-0000

【葬儀・告別式】
日時：○月○日（○曜日）午前10時より
場所：○○会館 ○○ホール（通夜と同会場）

【喪主】田中太郎（当社員）

弔電・供花をご希望される方は、○月○日（○曜日）午後○時までに
人事部（内線：0000、メール：jinji@company.co.jp）までご連絡ください。

田中の復帰予定につきましては、後日改めてご連絡いたします。

何かご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。

以上

人事部　○○○○

【応用形】役員・幹部社員が逝去された場合

件名：【重要】取締役○○○○ご逝去のお知らせ

件名：【重要】取締役営業本部長 山田花子ご逝去のお知らせ

役職員の皆様

代表取締役社長の○○です。

この度、取締役営業本部長の山田花子が、○月○日（○曜日）午後○時○分、
病気療養中のところ、○○病院にて永眠いたしました（享年55歳）。

山田取締役は、昭和○年に当社に入社以来、○○年間にわたり営業一筋で
会社の発展に多大なる貢献をされました。特に○○事業の立ち上げにおいては
中心的な役割を果たし、今日の当社の基盤を築いてくださいました。

その功績とお人柄を偲び、心からご冥福をお祈り申し上げます。

通夜・葬儀につきましては、以下の通り執り行われます。

【通夜】
日時：○月○日（○曜日）午後6時より
場所：○○葬祭場 ○○ホール
住所：〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
電話：000-0000-0000

【葬儀・告別式】
日時：○月○日（○曜日）午前11時より
場所：○○葬祭場 ○○ホール（通夜と同会場）

【喪主】山田一郎様（ご長男）

なお、誠に勝手ながら弔電・供花につきましては、
会社一括でお送りさせていただきます。

個人での弔問をご希望される方は、ご遺族のお気持ちを最優先に、
節度を持った対応をお願いいたします。

今後の業務体制につきましては、別途ご連絡いたします。

令和○年○月○日
株式会社○○○○
代表取締役社長　○○○○

【特殊ケース】家族葬での訃報連絡

件名：【訃報】○○部○○課 ○○○○の配偶者ご逝去について（家族葬のため参列はご遠慮ください）

件名：【訃報】総務部総務課 佐藤次郎の配偶者ご逝去について（家族葬のため参列はご遠慮ください）

各位

お疲れ様です。総務部の○○です。

この度、総務部総務課の佐藤次郎の配偶者、佐藤花子様（享年52歳）が、
○月○日（○曜日）午後○時○分にご逝去されました。

ここに謹んでお知らせするとともに、心よりご冥福をお祈り申し上げます。

なお、通夜・葬儀につきましては、故人・ご遺族のご意向により、
誠に勝手ながら家族・親族のみで執り行わせていただきます。

つきましては、一般の方の参列はご遠慮いただきますよう、
何卒ご理解とご了承のほどお願い申し上げます。

また、弔電・供花につきましても、ご厚意は大変ありがたく存じますが、
ご遺族のご意向によりご辞退申し上げます。

佐藤の復帰予定につきましては、後日改めてご連絡いたします。

皆様には色々とご迷惑をおかけいたしますが、
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

以上

総務部　○○○○

社外向け訃報メール文例集

【基本形】取引先への訃報連絡

件名：【訃報】弊社○○部○○課 ○○○○ご逝去のお知らせ

件名：【訃報】弊社営業部営業課 鈴木太郎ご逝去のお知らせ

○○株式会社
○○部　○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○○○の○○です。

この度、弊社営業部営業課の鈴木太郎が、○月○日（○曜日）
急病のため永眠いたしました（享年45歳）。

鈴木は、長年にわたり貴社との取引において、
誠心誠意努めてまいりましたが、志半ばでこのような結果となり、
弊社としても痛恨の極みでございます。

ここに謹んでお知らせするとともに、
故人へのご厚情に感謝申し上げ、心よりご冥福をお祈り申し上げます。

通夜・葬儀の詳細につきましては、以下の通りです。

【通夜】
日時：○月○日（○曜日）午後6時より
場所：○○会館 ○○ホール
住所：〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
電話：000-0000-0000

【葬儀・告別式】
日時：○月○日（○曜日）午前10時より
場所：○○会館 ○○ホール（通夜と同会場）

【喪主】鈴木花子様（配偶者）

なお、貴社との取引につきましては、後任の○○○○が引き継がせていただきます。
後日、改めてご挨拶にお伺いさせていただく予定です。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社○○○○
営業部長　○○○○
電話：000-0000-0000
メール：eigyo@company.co.jp

【重要取引先向け】役員逝去の正式通知

件名：【重要】弊社取締役○○○○ご逝去に関するお知らせ

件名：【重要】弊社取締役営業本部長 田中一郎ご逝去に関するお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、弊社取締役営業本部長の田中一郎が、○月○日（○曜日）
病気療養中のところ、享年58歳にて永眠いたしました。

田中は、昭和○年の入社以来○○年間にわたり、
特に貴社との取引関係の発展に尽力してまいりました。
その功績を思いますと、誠に無念でなりません。

ここに謹んでお知らせするとともに、
故人が生前に賜りましたご厚情に深く感謝申し上げ、
心よりご冥福をお祈り申し上げます。

つきましては、下記の通り通夜・葬儀を執り行います。

【通夜】
日時：○月○日（○曜日）午後6時より
場所：○○葬祭場 ○○ホール
住所：〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
電話：000-0000-0000

【葬儀・告別式】
日時：○月○日（○曜日）午前11時より
場所：○○葬祭場 ○○ホール（通夜と同会場）

【喪主】田中花子様（配偶者）

なお、貴社との取引につきましては、後任の○○○○（取締役営業副本部長）が
責任を持って引き継がせていただきます。

後日、改めて正式にご挨拶にお伺いさせていただく予定でございます。

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

令和○年○月○日

株式会社○○○○
代表取締役社長　○○○○

〒000-0000　○○市○○町○-○-○
TEL：000-0000-0000　FAX：000-0000-0000

【顧客向け】サービス継続に関する配慮を含む訃報

件名：【重要なお知らせ】担当者変更に関するご連絡

件名：【重要なお知らせ】担当者変更に関するご連絡

○○様

いつも弊社サービスをご利用いただき、
誠にありがとうございます。

この度、○○様の担当をさせていただいておりました
営業部の山田太郎が、○月○日に急逝いたしました。

山田は、○○様には大変お世話になり、
常に「○○様のお役に立ちたい」と申しておりました。
このような形でのご報告となり、誠に申し訳ございません。

つきましては、○月○日より、新たに○○○○が
○○様の担当をさせていただくこととなりました。

山田から詳細な引き継ぎを受けており、
サービスの継続性には問題ございませんが、
何かご不明な点やご不安な点がございましたら、
遠慮なくお申し付けください。

後任の○○の連絡先は下記の通りです。

【新担当者】
営業部　○○○○
電話：000-0000-0000
メール：eigyo2@company.co.jp

また、部長の私（○○）も引き続きサポートいたしますので、
何かございましたらいつでもご連絡ください。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、
よろしくお願い申し上げます。

株式会社○○○○
営業部長　○○○○
電話：000-0000-0000
メール：bucho@company.co.jp

宗教・宗派による表現の違いと配慮

主要宗教での適切な表現一覧

宗教・宗派	適切な表現	避けるべき表現	備考
仏教（一般）	ご逝去、永眠、ご冥福をお祈り	天国、神のもとへ	「成仏」は宗派により微妙
浄土真宗	ご往生、お浄土へ	ご冥福、供養	「冥福」は使用しない
曹洞宗・臨済宗	ご逝去、ご冥福をお祈り	特になし	禅宗系は比較的寛容
神道	帰幽、ご昇天	ご冥福、成仏	神道独特の表現を使用
キリスト教	召天、天に召される	ご冥福、成仏	「昇天」「永眠」も適切
無宗教	ご逝去、永眠	宗教的表現全般	シンプルな表現が適切

【専門家の視点】宗派による配慮の重要性

終活カウンセラーとして多くの家族と接してきた経験から、宗教・宗派への配慮不足が原因で、遺族の心を傷つけてしまうケースを数多く見てきました。特に浄土真宗では「ご冥福をお祈りします」という表現は教義上適切ではありません。故人がすでに阿弥陀如来の慈悲により救われているという考えのため、「お悔やみ申し上げます」や「ご往生されました」という表現が適切です。

訃報メールで絶対に避けるべきNG表現・行為

重大NGランキング

順位	NG内容	理由	正しい対応
1位	宗教・宗派を無視した表現	遺族の信仰を軽視	事前確認または汎用表現使用
2位	死因の詳細記載	プライバシー侵害	「病気療養中」「急病」程度に留める
3位	軽薄な絵文字・装飾	不謹慎	シンプルなテキストのみ
4位	一斉送信の宛先表示	個人情報漏洩	BCCまたは個別送信
5位	間違った敬語・謙譲語	失礼	正しい敬語の確認

よくあるNG表現とその修正例

❌ NG例：「○○さんが亡くなりました」 ⭕ 修正例：「○○様がご逝去されました」

❌ NG例：「癌で死去」 ⭕ 修正例：「病気療養中のところ永眠」

❌ NG例：「心よりお悔やみ申し上げます🙏」 ⭕ 修正例：「心よりお悔やみ申し上げます」

❌ NG例：「お忙しい中恐縮ですが」 ⭕ 修正例：「突然のお知らせで恐縮ですが」

【実例】重大な失敗事例とその影響

事例1：宗派の間違いによる遺族の憤慨 浄土真宗の檀家である故人の訃報メールで「ご冥福をお祈り申し上げます」と記載したため、遺族から「故人の信仰を理解していない」と強い批判を受け、その後の関係が悪化したケース。

回避策：

• 事前に宗派を確認する
• 不明の場合は「心よりお悔やみ申し上げます」等の汎用表現を使用
• 人事部門で宗派情報を適切に管理する

事例2：一斉送信での個人情報流出 社外への訃報メールで、宛先をTOやCCで設定してしまい、取引先の連絡先が全て公開されてしまい、個人情報保護法違反として問題となったケース。

回避策：

• 必ずBCCを使用する
• または個別送信を徹底する
• 送信前の複数名でのチェック体制を確立する

緊急時の対応フローチャートと準備事項

訃報連絡の緊急対応手順

【Step 1】基本情報の確認・整理（30分以内）
├─ 故人の基本情報（氏名、年齢、所属、続柄）
├─ 逝去日時・場所
├─ 通夜・葬儀の予定
├─ 宗教・宗派の確認
└─ 連絡可能範囲の確認（家族葬か一般葬か）

【Step 2】連絡先リストの作成（15分以内）
├─ 社内：直属上司→人事部→経営陣→部門内→全社
├─ 社外：重要取引先→一般取引先→関係者
└─ 送信方法の決定（個別orBCC一斉）

【Step 3】文面の作成・確認（30分以内）
├─ 基本文例の選択・カスタマイズ
├─ 宗教的表現の確認
├─ 複数名での校正・チェック
└─ 送信承認の取得

【Step 4】段階的送信（1時間以内）
├─ 第1段階：社内重要関係者
├─ 第2段階：社外重要取引先
├─ 第3段階：一般関係者
└─ 送信後の問い合わせ対応準備

平時に準備しておくべき事項

【組織として準備すべき項目】

項目	内容	管理部署	更新頻度
従業員基本情報	緊急連絡先、家族構成、宗派	人事部	年1回
連絡先リスト	社内外の重要関係者連絡先	各部署・総務	半年1回
文例テンプレート	役職・関係性別の文例集	人事部・総務	必要時
承認フロー	訃報連絡の承認ルート	経営企画	年1回
対応マニュアル	緊急時の対応手順書	総務部	年1回

【実践】訃報メール送信時のチェックリスト

■ 送信前の最終確認事項

□ 基本情報の正確性

• 故人の氏名（漢字・読み方）
• 年齢・享年の表記
• 所属部署・役職
• 逝去日時

□ 宗教的配慮

• 宗派に応じた適切な表現
• 避けるべき表現の除去
• 「ご冥福」「成仏」等の慎重な使用

□ 技術的確認

• BCC設定（社外送信時）
• 件名の適切性
• 送信者名・連絡先の記載

□ 内容の妥当性

• 敬語・謙譲語の正確性
• 必要情報の過不足なし
• 遺族への配慮表現

□ 承認・確認

• 上司・責任者の承認
• 複数名での校正完了
• 送信タイミングの適切性

よくある質問（Q&A）

Q1. 家族葬の場合、どこまで連絡すべきですか？

A1. 家族葬の場合、基本的には「事実のお知らせ」に留め、参列を遠慮いただく旨を明確に記載します。

連絡範囲の目安：

• 社内： 直属の上司、人事部、密接な業務関係者
• 社外： 故人が直接担当していた重要取引先のみ
• 連絡内容： 訃報事実＋家族葬である旨＋参列辞退のお願い

【専門家の視点】 近年、コロナ禍の影響もあり家族葬が増加していますが、「家族葬だから誰にも知らせない」ではなく、「必要最小限の方に事実をお知らせし、参列は遠慮いただく」という考え方が一般的です。完全に秘密にすると、後日知った方が「なぜ教えてくれなかったのか」と感情を害する場合もあります。

Q2. 宗派が分からない場合、どのような表現を使えばよいですか？

A2. 宗派不明の場合は、宗教色の薄い汎用的な表現を使用します。

推奨表現：

• 「心よりお悔やみ申し上げます」
• 「○○様のご逝去を悼み、心からお悔やみ申し上げます」
• 「謹んでお知らせいたします」

避けるべき表現：

• 「ご冥福をお祈り申し上げます」（浄土真宗では不適切）
• 「成仏されますように」（キリスト教・神道では不適切）
• 「天国で安らかに」（仏教では不適切）

Q3. 訃報メールの送信タイミングはいつが適切ですか？

A3. 訃報メールの送信タイミングは、緊急性と相手との関係性によって判断します。

タイミングの優先順位：

送信順序	対象	タイミング	理由
第1段階	直属上司・人事部	確認後即座	業務調整・後続対応のため
第2段階	社内関係部署	1時間以内	業務への影響最小化
第3段階	重要取引先	半日以内	信頼関係維持
第4段階	一般関係者	1日以内	情報の整合性確保

【注意点】 深夜・早朝の送信は避け、可能な限り業務時間内に行います。ただし、翌日が通夜の場合など緊急性が高い場合は、時間を問わず送信することも検討します。

Q4. 社外への訃報メールで、業務の引き継ぎについてどの程度言及すべきですか？

A4. 業務継続への配慮を示しつつ、詳細は別途連絡する旨を記載します。

適切な記載例：

なお、○○様との取引につきましては、
後任の○○が責任を持って引き継がせていただきます。
詳細につきましては、後日改めてご連絡申し上げます。

記載内容のバランス：

• メイン（70%）： 故人への哀悼・葬儀情報
• サブ（30%）： 業務継続・後任者情報
• 詳細説明： 別途アポイントメントで対応

Q5. 弔電・供花を辞退する場合の表現方法は？

A5. 遺族の意向を尊重する姿勢を示しながら、丁寧に辞退の旨を伝えます。

推奨表現：

なお、弔電・供花につきましては、
故人・ご遺族のご意向により、
誠に勝手ながらご辞退申し上げます。
ご厚情は大変ありがたく存じますが、
何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

【専門家の視点】 近年、「香典辞退」「供花辞退」を希望される遺族が増加しています。これは、返礼品の負担軽減や、シンプルな葬儀への願いから来るものです。辞退の申し出に対しては、相手の厚意は理解しているが、遺族の意向を最優先にするという姿勢を明確に示すことが重要です。

Q6. 訃報メールを間違って送信してしまった場合の対処法は？

A6. 迅速な訂正と謝罪が必要です。内容によって対応レベルを調整します。

対処手順：

軽微な誤り（日時・場所の間違い等）の場合：

1. 即座に訂正メールを送信
2. 件名に【訂正】を明記
3. 誤りの箇所と正しい情報を明示
4. 簡潔な謝罪文を添付

重大な誤り（宛先間違い・個人情報流出等）の場合：

1. 上司・関連部署への即座の報告
2. 該当者への個別連絡・謝罪
3. 必要に応じて電話での直接謝罪
4. 再発防止策の検討・実施

訂正メール例：

件名：【訂正】訃報メールの一部訂正について

先ほどお送りいたしました訃報メールにつきまして、
下記の通り誤りがございました。
深くお詫び申し上げます。

【誤】葬儀日時：○月○日（○曜日）午前10時
【正】葬儀日時：○月○日（○曜日）午前11時

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

まとめ：故人への敬意と遺族への配慮を第一に

訃報メールは、故人への最後の敬意表明であり、遺族への心からの哀悼の意を示す重要なコミュニケーションです。適切な文面作成により、故人の尊厳を守りながら、必要な情報を関係者に正確に伝達することが可能になります。

記事のポイント要約

✓ 社内・社外それぞれに適した文例の活用 役職や関係性に応じた適切な敬語表現と情報レベルの調整

✓ 宗教・宗派への細やかな配慮 「ご冥福」「成仏」等の表現は宗派により適切性が異なるため、事前確認または汎用表現の使用

✓ 家族葬等のプライベート志向への対応 参列辞退の明記と、遺族の意向を最優先にする姿勢の表明

✓ 緊急時でも品格を保つ準備体制 平時からのテンプレート整備、承認フロー確立、チェックリスト活用

✓ 業務継続性への適切な言及 哀悼がメインでありながら、取引先への配慮として後任者情報の簡潔な提示

大切な方を失った悲しみの中でも、故人への敬意を込めた適切な訃報連絡により、関係者の皆様に心からの哀悼の意をお伝えし、故人の生前のご功績を偲んでいただけるような、温かく品格のあるコミュニケーションを心がけていただければと思います。