社員の逝去・社員家族の逝去・役員の逝去・家族葬など場面別の訃報社内連絡メールのテンプレートと、書き方の注意点（句読点・忌み言葉・死因の扱い・続柄・返信不要の明記）を総務・人事担当者向けに解説します。送信前チェックリスト・社外取引先向けテンプレート・返信メールの文例・よくある間違いも収録。コピーしてすぐ使えます。
- 訃報社内連絡メールに必ず含める7つの要素
- 書き方の基本マナー（句読点・忌み言葉・返信不要・死因の扱い）
- 続柄の正しい書き方（ご尊父様・ご母堂様など一覧）
- 場面別テンプレート9種（コピーしてすぐ使える形式）
- 宗教・宗派別の言い換え表現（仏式・キリスト教・神道・無宗教）
- 香典・弔電・供花の方針別の書き方
- 返信が来てしまった場合の返信メール文例
- 遺族が会社へ訃報連絡する場合の文例
- 緊急時の対応フローと送信前チェックリスト
- よくある間違いと修正例
目次
訃報社内連絡の基本——7つの必須要素
訃報連絡は「誰が・いつ・どこで・何を・どのように」を速やかに正確に伝えることが目的です。以下の7要素を必ず含めてください。
| 要素 | 記載内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| ①件名 | 「【訃報】○○部 △△様 ご逝去のお知らせ」など、本文を開かなくても内容がわかる形式 | 「【重要】」を冒頭に加えると開封率が上がる |
| ②故人の基本情報 | 氏名・所属部署・役職・享年 | 氏名の漢字は必ず遺族に確認。難読漢字・旧字体に要注意 |
| ③逝去の日時・状況 | 逝去日時。死因は必ずしも記載不要 | 死因は遺族の意向確認後に判断。「病気のため」程度でよい |
| ④葬儀の案内 | 通夜・葬儀の日時・会場名・住所・電話番号・喪主氏名・宗派 | 郵便番号・最寄り駅情報も記載すると参列者が助かる |
| ⑤香典・弔電・供花の方針 | 遺族の意向に基づく方針を明示 | 記載がないと個別問い合わせが殺到する |
| ⑥業務・勤務への影響 | 在職中社員の場合の業務引き継ぎ体制・忌引き休暇取得期間 | 顧客対応の空白が生じないよう具体的に明記する |
| ⑦問い合わせ先 | 担当部署・担当者名・内線番号・メールアドレス | 「ご遺族への直接連絡はお控えください」を必ず明記 |
「①情報の正確な伝達」と「②遺族・同僚への配慮」の両立が良い訃報連絡の条件です。情報を迅速に伝えつつ、遺族への問い合わせが殺到しないよう問い合わせ先を総務に集約することが担当者の重要な役割です。
書き方の基本マナー
句読点の扱い
訃報は手紙・FAX・張り紙などの書面では句読点（。、）を使わないのが伝統的なマナーです。「葬儀が滞りなく進むように」という意味があるとされています。ただしメール形式では読みやすさを優先して句読点を使っても問題ないとされています。社内規定や慣習に合わせて判断してください。
忌み言葉——使ってはいけない表現
| 種類 | 避けるべき表現 | 代替表現 |
|---|---|---|
| 直接的な死の表現 | 「死にました」「急死」「突然死」 | 「永眠されました」「ご逝去されました」「○月○日に永眠」と日時のみ記載 |
| 重ね言葉 | 「重ね重ね」「再三」「たびたび」「しばしば」「いよいよ」「ますます」 | 「改めて」「再度」などに置き換える |
| 不吉・縁起の悪い言葉 | 「終わる」「消える」「切れる」「離れる」 | 中立的な表現に言い換える |
死因の扱い——原則として遺族確認後に記載
| 状況 | 記載の仕方 |
|---|---|
| 遺族が公表を了承している病気（がん・心疾患等） | 「○○の療養中でしたが」程度の簡潔な表現でよい |
| 遺族が死因公表を望まない | 死因は記載しない（逝去日時のみ） |
| 自死・事故など | 死因は記載しない。「○月○日に永眠されました」のみ |
その他の重要マナー
| マナー | 内容 |
|---|---|
| 返信不要の明記 | 「本メールへの返信は不要です」を必ず記載。記載がないと担当者への返信が殺到する |
| 時候の挨拶は不要 | 「お世話になっております」等の通常の書き出しは省略する |
| 遺族への直接連絡禁止を明記 | 「ご遺族への直接のご連絡はお控えください」を記載し、問い合わせ先を総務に集約する |
| 宛名は「社員各位」 | 全社員への一斉連絡の場合、宛名は「社員各位」が適切 |
| 送信時間 | 原則として営業時間内（9〜18時頃）に送信する |
適切な表現・避けるべき表現 早見表
| 避けるべき表現 | 適切な表現 |
|---|---|
| 亡くなりました（書面では直接的） | 永眠されました・ご逝去されました |
| 急死・突然死 | 突然のこと・○月○日に永眠 |
| ご愁傷様（口語的で書面に不向き） | 心からお悔やみ申し上げます・謹んでご冥福をお祈り申し上げます |
| お父さん（書面の続柄として不適切） | ご尊父様・お父様 |
続柄の正しい書き方
社員家族の訃報では故人（または喪主）から見た続柄の敬称を使います。「○○部 △△様の○○様」という形式で書きます。
| 故人と社員の関係 | 正式な敬称 | 略式（社内カジュアル） |
|---|---|---|
| 社員の父 | ご尊父様（そんぷ） | お父様 |
| 社員の母 | ご母堂様（ぼどう） | お母様 |
| 社員の配偶者（妻） | ご令室様（れいしつ） | 奥様 |
| 社員の配偶者（夫） | ご主人様 | ご主人様 |
| 社員の祖父 | ご祖父様 | おじいさま |
| 社員の祖母 | ご祖母様 | おばあさま |
| 社員の息子 | ご子息様（こそく） | 息子様 |
| 社員の娘 | ご令嬢様・お嬢様 | 娘様 |
| 社員の兄・弟 | ご令兄様・ご令弟様 | お兄様・弟様 |
| 社員の姉・妹 | ご令姉様・ご令妹様 | お姉様・妹様 |
場面別テンプレート9種
各テンプレートは「○」「△」の箇所を変更してそのままご使用いただけます。
【テンプレート1】在職中の社員が逝去した場合
社員各位
この度、○○部の△△△△様（享年○○歳）が、○月○日（○曜日）に永眠されました。
謹んでお知らせいたします。
△△様は平成○年○月のご入社以来○年間にわたり、○○業務に従事され、
その真摯な姿勢により多くの成果を残されました。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。
■ 葬儀に関するご案内
通夜 ：○月○日（○）午後○時より
葬儀・告別式：○月○日（○）午前○時より
会場 ：○○斎場
〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○
TEL：○○○-○○○○（最寄り駅：○○線○○駅 徒歩○分）
喪主 ：○○様（続柄：△△様の○○）
宗派 ：○○宗
■ 香典・供花・弔電について
（例）ご遺族のご意向により、お香典・供花・弔電はご辞退申し上げます。
→ または「個人のご判断にお任せいたします」など遺族意向に応じて変更
■ 業務について
△△様の担当業務は、○○部○○課長が引き継ぎ対応いたします。
お客様への対応に支障が生じないよう準備を進めております。
本メールへのご返信は不要です。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○・Email：○○@○○.co.jp）までお問い合わせください。
なお、ご遺族への直接のご連絡はお控えいただきますようお願いいたします。
令和○年○月○日
○○株式会社 代表取締役 ○○○○ / 総務部
【テンプレート2】社員の父・母が逝去した場合
※母の場合：「ご母堂様ご逝去のお知らせ」
社員各位
この度、○○部の△△△△様のご尊父様 ○○○○様（享年○○歳）が
○月○日（○曜日）に永眠されました。
謹んでお知らせし、心からお悔やみ申し上げます。
■ 葬儀に関するご案内
通夜 ：○月○日（○）午後○時より
葬儀・告別式：○月○日（○）午前○時より
会場 ：○○斎場（〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○ TEL：○○○-○○○○）
喪主 ：△△△△様（弊社社員）
宗派 ：○○宗
■ 香典・弔電について
（遺族意向に合わせて記載）
■ 勤務について
△△様は忌引き休暇のため○月○日から○月○日まで不在となります。
担当業務は○○主任が代行いたします。
本メールへのご返信は不要です。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までご連絡ください。
令和○年○月○日
○○株式会社 総務部
【テンプレート3】社員の配偶者・子供が逝去した場合
※夫の場合：「ご主人様」 子の場合：「ご子息様」「お嬢様」など
社員各位
この度、○○部の△△△△様のご令室様 ○○○○様（享年○○歳）が
○月○日（○曜日）に永眠されました。
謹んでお知らせし、心からお悔やみ申し上げます。
■ 葬儀に関するご案内
通夜 ：○月○日（○）午後○時より
葬儀・告別式：○月○日（○）午前○時より
会場 ：○○斎場（〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○）
喪主 ：△△△△様（弊社社員）
■ 香典・弔電について
（遺族意向に合わせて記載）
■ 勤務について
△△様は忌引き休暇のため○月○日から○月○日まで不在となります。
担当業務の代行については別途ご連絡いたします。
本メールへのご返信は不要です。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までお問い合わせください。
令和○年○月○日
○○株式会社 総務部
【テンプレート4】役員・幹部が逝去した場合
役員・社員各位
この度、弊社取締役○○部長 △△△△様（享年○○歳）が
○月○日（○曜日）に永眠されました。
謹んでお知らせし、心よりご冥福をお祈り申し上げます。
△△取締役は昭和○年○月の入社以来○年間にわたり○○事業の発展に尽力され、
特に○○分野において卓越したリーダーシップを発揮し弊社の成長に多大な貢献をされました。
その誠実なお人柄により、多くの社員・業界関係者から深く慕われておりました。
■ 葬儀に関するご案内
通夜 ：○月○日（○）午後○時より
葬儀・告別式：○月○日（○）午前○時より
会場 ：○○斎場（〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○ TEL：○○○-○○○○）
喪主 ：○○様（続柄：○○）
宗派 ：○○宗
■ 会社としての対応
弊社から役員・幹部が参列し、供花を献上いたします。
社員の皆様の参列は業務に支障のない範囲で個人のご判断にお任せいたします。
■ 香典について
会社として供花を献上いたしますので、社員個人でのお香典はご遠慮ください。
■ 業務体制について
○○部の業務は当面○○常務取締役が統括し、各課長が連携して対応いたします。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までお問い合わせください。
令和○年○月○日
○○株式会社 代表取締役社長 ○○○○
【テンプレート5】家族葬で社外からの参列を辞退している場合
社員各位
この度、○○部の△△△△様（享年○○歳）が○月○日（○曜日）に永眠されました。
謹んでお知らせいたします。
ご遺族のご意向により、葬儀はご家族・ご親族のみの家族葬として執り行われます。
誠に恐れ入りますが、社員の皆様のご参列はご辞退くださいますようお願いいたします。
また、お香典・供花・弔電につきましても固くご辞退申し上げます。
△△様のご功績とお人柄を偲び、皆様それぞれの場所でご冥福をお祈りいただけますと幸いです。
■ 業務について
△△様の担当業務は○○課長が引き継ぎ対応いたします。
本メールへのご返信は不要です。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までお問い合わせください。
令和○年○月○日
○○株式会社 総務部
【テンプレート6】退職者・元社員が逝去した場合
社員各位
この度、弊社元○○部の△△△△様（享年○○歳）が
○月○日（○曜日）に永眠されましたことをお知らせいたします。
△△様は昭和○年○月から平成○年○月まで○年間在籍され、
○○業務において多大な貢献をされました。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。
■ 葬儀に関するご案内
通夜 ：○月○日（○）午後○時より
葬儀・告別式：○月○日（○）午前○時より
会場 ：○○斎場（〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○）
喪主 ：○○様（続柄：○○）
■ 参列・香典について
ご遺族のご意向を確認の上、個人のご判断にお任せいたします。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までご連絡ください。
なお、ご遺族への直接のお問い合わせはお控えください。
令和○年○月○日
○○株式会社 総務部
【テンプレート7】社葬・お別れの会を予定している場合
役員・社員各位
この度、弊社代表取締役社長 △△△△様（享年○○歳）が
○月○日（○曜日）午前○時○分に永眠されました。
謹んでお知らせするとともに、心よりご冥福をお祈り申し上げます。
△△社長は○年○月の創業以来○年間、弊社の発展を牽引され
○○業界における弊社の地位確立にご尽力いただきました。
■ ご葬儀（密葬）について
葬儀はご遺族および一部役員のみにより密葬として○月○日（○）に執り行います。
社員の皆様のご参列はご遠慮いただきますようお願いいたします。
■ 社葬・お別れの会について
後日、お別れの会（社葬）を執り行う予定です。詳細が確定次第、改めてご案内いたします。
予定日時：○月○日（○）午後○時より（予定）
予定会場：○○ホテル ○○ホール（予定）
■ 代表取締役の就任について
取締役会の決議により、○月○日付で○○○○が代表取締役に就任いたします。
ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）までお問い合わせください。
令和○年○月○日
○○株式会社 取締役会
【テンプレート8】社外取引先への訃報連絡
○○株式会社 ○○部 ○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に突然のことではございますが、弊社○○部長 △△△△が
このたび○月○日（○曜日）に永眠いたしました。
謹んでお知らせいたしますとともに、生前中のご厚情に深く感謝申し上げます。
葬儀はご家族のみにて執り行われますため、
会社関係の皆様へのご参列・供花・弔電のご案内は控えさせていただきます。
△△の担当業務は○○（後任担当者名・役職）が引き継ぎいたします。
引き継ぎにあたりご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げますとともに、
引き続き変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。
○○株式会社 ○○部
○○（後任担当者名）
TEL：○○○-○○○○
Email：○○@○○.co.jp
令和○年○月○日
【テンプレート9】お別れの会・偲ぶ会の開催告知
社員各位
さる○月○日に永眠されました△△△△様のお別れの会を
下記のとおり執り行いますのでご案内申し上げます。
■ お別れの会について
日時 ：○月○日（○）午後○時〜○時（受付：午後○時より）
会場 ：○○ホール
〒○○○-○○○○ ○○市○○町○-○-○ TEL：○○○-○○○○
服装 ：平服でお越しください（黒・紺・グレー系）
参列 ：社員・関係者はどなたでもお越しいただけます
■ 供花・香典について
当日、お花や香典をお持ちいただける場合は受付にお渡しください。
（または：ご辞退申し上げます）
ご出席を予定される方は○月○日（○）までに総務部○○（内線○○○○）へご連絡ください。
令和○年○月○日
○○株式会社 総務部
返信が来てしまった場合の返信文例
「返信不要」と明記していても、お悔やみの返信が届くことがあります。以下の文例を参考に、温かく短く返信してください。
○○様
ご丁寧にお心遣いいただき、ありがとうございます。
皆様からの温かいお言葉を、△△様のご遺族にお伝えいたします。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
○○株式会社 総務部 ○○
遺族が会社へ訃報連絡する場合の文例
社員が亡くなった際、遺族が会社に訃報を伝えるケースがあります。以下に電話・メール両方の文例を示します。
電話での一報（遺族から会社へ）
突然のご連絡となり恐縮ですが、○○が○月○日夕方に永眠いたしました。
通夜は○月○日、葬儀・告別式は○月○日に執り行う予定でございます。
詳細が確定しましたら、改めてご連絡させていただきます。
なお、葬儀は家族葬として執り行う予定でございますので、
会社の皆様へのご参列はご遠慮いただければ幸いです。
（または：お香典・供花・弔電についても辞退させていただきたいと思います。）
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」
メールでの連絡（遺族から会社へ）
○○株式会社 総務部 ご担当者様
突然のご連絡となり誠に恐縮でございます。
私は○○（所属部署・氏名）の妻（または子・兄弟など続柄）の○○と申します。
このたび、○○が○月○日（○曜日）に永眠いたしました。
生前中は大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
葬儀の詳細につきましては確定次第ご連絡いたします。
お手数ではございますが、関係部署への周知をよろしくお願いいたします。
ご質問がございましたら、私（○○）までご連絡ください。
携帯：○○○-○○○○-○○○○
令和○年○月○日
○○（自分の氏名）
宗教・宗派別の言い換え表現
| 表現 | 仏式（標準） | キリスト教式 | 神道式 | 無宗教 |
|---|---|---|---|---|
| 逝去の表現 | 永眠されました・ご逝去されました | 召天されました（天に召された） | 帰幽されました（きゆう） | 永眠されました |
| 祈りの言葉 | ご冥福をお祈り申し上げます | 安らかな眠りにつかれることをお祈りします（「冥福」は仏教用語のため不使用） | ご平安をお祈り申し上げます（「冥福」は不使用） | 安らかなご永眠をお祈り申し上げます |
| 通夜の表現 | 通夜（つや） | 前夜式 | 通夜祭（つやさい） | — |
| 葬儀の表現 | 葬儀・告別式 | 告別式（プロテスタント）・ミサ（カトリック） | 葬儀・霊前祭 | お別れの会・偲ぶ会 |
香典・弔電・供花の方針別の書き方
方針を明記しないと問い合わせが担当者と遺族に殺到します。以下のパターンから状況に合わせて記載します。
| パターン | 本文の書き方例 |
|---|---|
| すべて辞退（遺族意向） | 「ご遺族のご意向により、お香典・供花・弔電の類はご辞退申し上げます。お気持ちだけお受け取りください。」 |
| 香典のみ辞退 | 「ご遺族のご意向により、お香典はご辞退申し上げます。弔電・供花はお受けいたします。」 |
| 個人判断に委ねる | 「お香典・供花につきましては、個人のご判断にお任せいたします。お気持ちだけで十分でございます。」 |
| 会社統一対応（役員等） | 「会社として供花を献上いたしますので、社員個人でのお香典はご遠慮いただきますようお願いいたします。」 |
緊急時の対応フローと役割分担
| 段階 | 目安時間 | 対応内容 | 担当 |
|---|---|---|---|
| Step1：情報収集 | 30分以内 | 故人の基本情報・葬儀日程・遺族の意向（香典等）・業務への影響を確認 | 総務・人事 |
| Step2：役員・管理職への報告 | 1時間以内 | 直属上司・役員への電話による個別報告 | 総務・人事 |
| Step3：関係部署への連絡 | 2時間以内 | 故人の所属部署・関係部署へ個別連絡。業務引き継ぎ体制を調整 | 総務・各部門長 |
| Step4：全社一斉メール | 当日中（営業時間内） | 全社員向けの訃報メール送信 | 総務 |
| Step5：社外連絡 | 翌営業日以降 | 取引先・顧客への連絡（在職中社員の場合） | 営業・各担当者 |
社内連絡が完了する前に社外連絡を行うと、社員が外部から先に情報を知ることになります。必ず社内→社外の順で連絡してください。送信は原則として営業時間内（9〜18時頃）に行います。
送信前チェックリスト
□ 故人の氏名・漢字に誤りがないか
□ 日時・会場・住所・電話番号に誤りがないか
□ 忌み言葉・不適切な表現を使っていないか
□ 宗教・宗派に配慮した表現になっているか
□ 死因の扱いを遺族に確認したか
□ 遺族の意向（香典等の可否）に沿った内容か
□ 業務引き継ぎの内容が具体的に書かれているか
□ 問い合わせ先（内線番号等）が正確か
□ 「本メールへの返信は不要」が記載されているか
□ 「ご遺族への直接連絡はお控えください」が記載されているか
送信設定確認
□ 宛先に漏れや誤りがないか
□ 件名は「【訃報】」から始まっているか
□ 送信時間は営業時間内か
□ 社内連絡が完了してから社外連絡しているか
事後対応準備
□ 問い合わせ対応者が決まっているか
□ 業務引き継ぎ体制が整っているか
□ 返信メールの文例を準備したか
よくある間違いと修正例
| よくある間違い | 問題点 | 修正方法 |
|---|---|---|
| 「急死されました」と書いた | 「急死」は直接的で遺族への配慮がない | 「○月○日に永眠されました」と日時のみ記載 |
| 死因を遺族確認なしに詳細記載した | プライバシー侵害の可能性 | 遺族に確認後、「○○のため」程度の表現に留める |
| 「ご愁傷様でした」と書いた | 口語表現で書面には不向き | 「心からお悔やみ申し上げます」「謹んでご冥福をお祈り申し上げます」 |
| 続柄を「お父さん」と書いた | 書面の敬称として不適切 | 「ご尊父様」「お父様」など続柄の敬称を使う |
| 香典の方針を記載しなかった | 問い合わせが殺到する | 辞退・受付・個人判断など方針を必ず明記する |
| 問い合わせ先を記載しなかった | 社員が遺族に直接連絡してしまう | 「ご不明な点は総務部○○（内線○○○○）まで」を必ず記載 |
| 家族葬なのに葬儀日程を詳細に書いた | 辞退しているのに参列されてしまう | 「ご遺族のご意向により詳細はお知らせいたしません」と記載 |
| 社内連絡より前に社外連絡した | 社員が外部から先に情報を知る | 社内通知完了後に社外連絡する |
| 返信不要を記載しなかった | 担当者への返信が殺到する | 「本メールへの返信は不要です」を必ず末尾に記載 |
よくある質問
まとめ：社内訃報連絡の要点
- 7つの必須要素：①件名 ②故人の基本情報 ③逝去の日時 ④葬儀の案内 ⑤香典等の方針 ⑥業務への影響 ⑦問い合わせ先——すべて漏れなく記載する
- 書面では句読点を使わないのが伝統的マナー。メールは読みやすさ優先で句読点使用可
- 忌み言葉（重ね言葉・直接的な死の表現）は避ける。「急死」→「○月○日に永眠」
- 死因は遺族の意向確認後に記載。確認できない場合は記載しない
- 「本メールへの返信は不要です」「ご遺族への直接連絡はお控えください」を必ず明記
- 続柄は故人から見た敬称で書く（ご尊父様・ご母堂様・ご令室様など）
- 香典・供花・弔電の方針を必ず明記する（記載なし＝問い合わせ殺到の原因）
- テンプレート9種：在職中社員・社員家族（父母/配偶者等）・役員・家族葬・退職者・社葬・社外・偲ぶ会
- 返信が来た場合は短く温かく返信する文例を事前に準備しておく
- 遺族が会社へ連絡する場合の電話・メール文例も活用できる
- 送信の順序：社内連絡→社外連絡。送信は営業時間内が基本
